TRAVEL OFFICER

PAESE Italia – Sede Milano LINGUE RICHIESTE Italiano e inglese TIPOLOGIA DI CONTRATTO Contratto a tempo determinato (1 anno) Full time: 38 a settimana RAL: da definire Possibilità di lavorare da remoto 2 giorni a settimana dopo un periodo di formazione REQUISITI FONDAMENTALI Pregressa esperienza maturata all’interno di agenzie viaggi e/o nella gestione ed organizzazione degli spostamenti dello staff e ottima conoscenza della lingua inglese. Ogni anno circa 230 espatriati partono con EMERGENCY per effettuare una missione presso i progetti dell’organizzazione all’estero. Il/la Travel Officer è la figura responsabile di rendere possibili tutti gli spostamenti dello staff, in coerenza con la pianificazione del personale, al fine di rispondere in maniera adeguata e tempestiva alle necessità dei singoli progetti. Per fare questo, il/la Travel Officer lavora quotidianamente in partnership con un’agenzia viaggi esterna per l’emissione dei biglietti, garantendo la necessaria conciliazione tra le tempistiche, i costi e le esigenze di progetto. La sede di lavoro è Milano, Via Santa Croce 19. Si richiede una reperibilità di 24/7 per rispondere ad emergenze o situazioni impreviste legate agli spostamenti dello staff in partenza/rientro. La figura entra a far del team Logistics & Supply del Field Operations Department di EMERGENCY e risponde direttamente al Responsabile dell’ufficio. Principali compiti e responsabilità: Prendere in carico la parte logistica legata alla partenza: una volta ricevuta la segnalazione dall’Ufficio HR FOD della conferma di missione di un espatriato, si attiva per elaborare una proposta piano volo insieme all’agenzia viaggi e avvia le procedure per richiedere il visto necessario per l’ingresso nel Paese; redigere ed aggiornare le Travel Policies, in stretta collaborazione con l’International Staff Management team; richiedere tutta la documentazione necessaria per ottenere il work permit e consentire un sicuro accesso e permanenza delle persone nel Paese; avviare le pratiche per apertura/chiusura dell’assicurazione e fornire una reportistica mensile aggiornata sugli staff assicurato all’Ufficio Servizi Generali e all’agenzia di assicurazione; relazionarsi con le agenzie viaggi e le compagnie aeree al fine di valutare le soluzioni di viaggio maggiormente rispondenti alle esigenze dell’Organizzazione; effettuare ogni sei mesi un follow-up del corporate agreement con principali compagnie aeree utilizzate; rapportarsi con ambasciate e/o altri attori istituzionali al fine di agevolare gli spostamenti dello staff; predisporre e inviare il materiale utile pre-partenza: magliette di EMERGENCY, badge etc. che possano rendere identificabile la persona al suo ingresso nel Paese; collaborare con gli Ufficio Logistici di progetto per assicurare che ci sia una comunicazione fluida e puntale degli arrivi (e dei rientri) nel Paese, e che le policies e le procedure di visa & booking siano correttamente implementate e seguano gli standard stabiliti dall’Ufficio Logistics & Supply del FOD; assistere lo staff in viaggio in caso necessiti di informazioni e/o di un supporto legato alla risoluzione di un problema logistico; comunicare all’ Ufficio del Personale le date di partenza e rientro degli espatriati e per far sì che ci sia un allineamento sulle date di inizio e fine del contratto di lavoro. Dovrà altresì collaborare con l’Ufficio del Personale per rendere possibile l’effettivo svolgimento delle visite di sorveglianza sanitaria; produrre una reportistica completa (sul numero di voli, compagnie aree, paesi di origine etc.) che possa guidare determinate scelte future e consenta un’anali e un monitoraggio dei costi. REQUISITI RICHIESTI Pregressa esperienza maturata all’interno di agenzie viaggi e/o nella gestione ed organizzazione degli spostamenti dello staff; Ottime capacità organizzative e di pianificazione; Dimestichezza nell’uso di Microsoft Excel; Ottima conoscenza della lingua inglese (livello minimo B2); Capacità di lavorare in autonomia e individuare soluzioni alternative in contesti critici; Completano il profilo capacità di adattarsi a un ambiente in costante evoluzione, proattività nel ricercare soluzioni ottimali e buone doti relazioni e di comunicazione. Si richiede eventuale disponibilità a disponibilità ad effettuare trasferte per eventi relativi al mondo business travel o per attività di monitoraggio sul field .