TRAVEL OFFICER | MILANO, LOMBARDIA, ITALIA | EMERGENCY ONG ONLUS

PAESE Italia – Sede Milano   LINGUE RICHIESTE Italiano e inglese   TIPOLOGIA DI CONTRATTO Contratto a tempo determinato (1 anno) Full time.
38 a settimana RAL.
da definire Possibilità di lavorare da remoto 2 giorni a settimana dopo un periodo di formazione   REQUISITI FONDAMENTALI Pregressa esperienza maturata all’interno di agenzie viaggi e/o nella gestione ed organizzazione degli spostamenti dello staff e ottima conoscenza della lingua inglese.
DESCRIZIONE Ogni anno circa 230 espatriati partono con EMERGENCY per effettuare una missione presso i progetti dell’organizzazione all’estero.
Il/la Travel Officer è la figura responsabile di rendere possibili tutti gli spostamenti dello staff, in coerenza con la pianificazione del personale, al fine di rispondere in maniera adeguata e tempestiva alle necessità dei singoli progetti.
Per fare questo, il/la Travel Officer lavora quotidianamente in partnership con un’agenzia viaggi esterna per l’emissione dei biglietti, garantendo la necessaria conciliazione tra le tempistiche, i costi e le esigenze di progetto.
La sede di lavoro è Milano, Via Santa Croce 19.
Si richiede una reperibilità di 24/7 per rispondere ad emergenze o situazioni impreviste legate agli spostamenti dello staff in partenza/rientro.
La figura entra a far del team Logistics & Supply del Field Operations Department di EMERGENCY e risponde direttamente al Responsabile dell’ufficio.
Principali compiti e responsabilità.
Prendere in carico la parte logistica legata alla partenza.
una volta ricevuta la segnalazione dall’Ufficio HR FOD della conferma di missione di un espatriato, si attiva per elaborare una proposta piano volo insieme all’agenzia viaggi e avvia le procedure per richiedere il visto necessario per l’ingresso nel Paese; redigere ed aggiornare le Travel Policies, in stretta collaborazione con l’International Staff Management team; richiedere tutta la documentazione necessaria per ottenere il work permit e consentire un sicuro accesso e permanenza delle persone nel Paese; avviare le pratiche per apertura/chiusura dell’assicurazione e fornire una reportistica mensile aggiornata sugli staff assicurato all’Ufficio Servizi Generali e all’agenzia di assicurazione; relazionarsi con le agenzie viaggi e le compagnie aeree al fine di valutare le soluzioni di viaggio maggiormente rispondenti alle esigenze dell’Organizzazione; effettuare ogni sei mesi un follow-up del corporate agreement con principali compagnie aeree utilizzate; rapportarsi con ambasciate e/o altri attori istituzionali al fine di agevolare gli spostamenti dello staff; predisporre e inviare il materiale utile pre-partenza.
magliette di EMERGENCY, badge etc.
che possano rendere identificabile la persona al suo ingresso nel Paese; collaborare con gli Ufficio Logistici di progetto per assicurare che ci sia una comunicazione fluida e puntale degli arrivi (e dei rientri) nel Paese, e che le policies e le procedure di visa & booking siano correttamente implementate e seguano gli standard stabiliti dall’Ufficio Logistics & Supply del FOD; assistere lo staff in viaggio in caso necessiti di informazioni e/o di un supporto legato alla risoluzione di un problema logistico; comunicare all’ Ufficio del Personale le date di partenza e rientro degli espatriati e per far sì che ci sia un allineamento sulle date di inizio e fine del contratto di lavoro.
Dovrà altresì collaborare con l’Ufficio del Personale per rendere possibile l’effettivo svolgimento delle visite di sorveglianza sanitaria; produrre una reportistica completa (sul numero di voli, compagnie aree, paesi di origine etc.) che possa guidare determinate scelte future e consenta un’anali e un monitoraggio dei costi.
REQUISITI RICHIESTI Pregressa esperienza maturata all’interno di agenzie viaggi e/o nella gestione ed organizzazione degli spostamenti dello staff; Ottime capacità organizzative e di pianificazione; Dimestichezza nell’uso di Microsoft Excel; Ottima conoscenza della lingua inglese (livello minimo B2); Capacità di lavorare in autonomia e individuare soluzioni alternative in contesti critici;   Completano il profilo capacità di adattarsi a un ambiente in costante evoluzione, proattività nel ricercare soluzioni ottimali e buone doti relazioni e di comunicazione.
Si richiede eventuale disponibilità a disponibilità ad effettuare trasferte per eventi relativi al mondo business travel o per attività di monitoraggio sul field.
Skills richieste analisi dati comunicazione English Excel lavoro in team logistica travelling