ADMINISTRATIVE AND FINANCE DESK SPECIALIST | ROMA, LAZIO, ITALIA | AMREF HEALTH AFRICA ETS

Settore.
Amministrazione & Finance Sede di lavoro.
Milano e Roma con possibili trasferte nazionali e internazionali Tipologia di contratto.
Contratto a tempo determinato 1 anno Inizio collaborazione.
31 gennaio Deadline.
15 Gennaio   Descrizione del ruolo.
L’Administrative and Finance Desk Specialist è responsabile della gestione della filiera amministrativa dei progetti nazionali e internazionali della Fondazione, e assicura, in coordinamento con le strutture amministrative in loco, il monitoraggio costante circa il raggiungimento della performance di budget e dei volumi di attività progettuali del portfolio affidato, sotto la supervisione tecnica dell’Administrative & Finance Programs Coordinator.
Nello specifico si occupa.
della formulazione dei piani di spesa delle nuove proposte progettuali; del controllo della gestione amministrativa dei progetti/programmi affidati; del monitoraggio e della corretta applicazione delle procedure amministrative della Fondazione e dei donatori; della redazione della rendicontazione finanziaria dei progetti/programmi secondo i modelli e le richieste del finanziatore e della Fondazione; dell’elaborazione dei rapporti finanziari intermedi e finali e della revisione della contabilità dei progetti affidati.
Inoltre, provvede periodicamente alle riconciliazioni e verifiche dei dati di reporting del portfolio progetti, con l’evidenza degli scostamenti, e contribuisce al consolidamento dell’area di sua competenza, in coordinamento con l’area Programmi per lo sviluppo della strategia della Fondazione.
Attività e responsabilità Secondo il piano di lavoro concordato con l’Head of Finance & Administration e l’Administrative & Finance Programs Coordinator, e in collaborazione con i/le Programs Development Specialist ed eventuali altri interlocutori/trici afferenti all’area Programs, con i/le Administrative Desk nei paesi per i progetti in implementazione diretta, contribuisce alla gestione dell’intero portfolio affidato, dei progetti finanziati da donatori istituzionali e non e/o da fondi propri.
Nello specifico.
Analizza le procedure amministrative del donatore ed elabora i budget di progetto in conformità a queste, collaborando con i/le Programs Development Specialist, gli amministratori e le amministratrici della Amref Health Africa Family, i partner di progetto e altri interlocutori/trici delle aree Programs e High Value Donors.
Predispone la documentazione amministrativa necessaria all’avvio formale dei progetti, in collaborazione con i/le Programs Development Specialist; Monitora e controlla l’andamento finanziario.
performance di progetto, scostamento dal budget previsto e identifica difformità segnalandole in modo tempestivo alle figure di Programs Development Specialist e all’Administrative & Finance Programs Coordinator; Monitora e controlla la documentazione amministrativa prodotta dai COs, dai partners e dai/dalle referenti di progetto, anche attraverso missioni e trasferte di verifica (nazionali e internazionali); Identifica le eventuali necessità amministrative dei progetti pianificando il supporto di altre aree dell’Organizzazione; Elabora le richieste di modifica per la componente amministrativa, in stretta collaborazione con i/le Programs Development Specialist; Ricostruisce l’intera contabilità del progetto partendo dai report finanziari e la documentazione a supporto ricevuta per elaborare i report finanziari secondo i format e le procedure dei donatori.
È responsabile della corretta archiviazione di tutta la documentazione raccolta secondo le procedure amministrative del donatore; Organizza ed eroga, con il supporto dell’ Administrative Coordinator, la formazione sulle procedure amministrative per lo staff interno dell’Organizzazione, i/le colleghi/e della Amref Health Africa Family e lo staff di eventuali partners; Si coordina costantemente con gli/le amministratori/trici della Amref Family relativamente a tutte le fasi di gestione del progetto; Per i progetti a implementazione diretta, supervisiona il funzionamento delle sedi amministrative nei paesi e il corretto svolgimento dei principali processi amministrativi, finanziari e di controllo; rielabora e integra la documentazione amministrativa finanziaria secondo le procedure del donatore; si coordina costantemente con il/la referente amministrativo/a per la definizione di piani operativi, priorità e scadenze legate all’implementazione delle attività; approva l’acquisizione dei dati contabili inviati dal paese e prepara le scritture patrimoniali ed economiche dei progetti per il loro consolidamento con il sistema amministrativo della Fondazione; ove richiesto coordina la gestione delle attività di bilancio e eventuale revisione contabile; Supervisiona e monitora il budget del portfolio assegnato.
Competenze richieste per svolgere il ruolo Competenze tecniche  Conoscenza, capacità di gestione e pianificazione dei costi di budget di progetto; Conoscenza fondamentali principi di redazione bilancio; Capacità di realizzare assessment ed elaborare piani finanziari per proposte progettuali; Capacità di analizzare le procedure amministrative dei donatori; Pianificazione e gestione delle attività di M&E amministrativo dei progetti con missioni sul campo; Capacità di trasferire conoscenze tecniche acquisite; Capacità di relazionarsi con le altre aree dell’organizzazione; Conoscenza fluente della lingua inglese e/o francese.
Competenze trasversali e attitudinali Project management e orientamento al risultato; Ottime capacità comunicative e relazionali; Capacità organizzativa, multi-tasking e di coordinamento di gruppi di lavoro; Capacità di rispettare le scadenze; Flessibilità.
Application Inviare lettera di presentazione e CV entro e non oltre la data del 15 Gennaio all’indirizzo e- mail indicando nell’oggetto “ Administrative & Finance Desk Specialist ”.
Si prega di inserire l’autorizzazione al trattamento dei dati personali ex DL e alla normativa GDPR, che è necessaria per poter gestire le richieste.
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