Assistente di direzione

Oltre ad aver maturato e consolidato la pregressa esperienza come Assistente di Direzione, tra i miei ruoli principali vi era quello di collaborazione nella commercializzazione degli spazi nel Centro Commerciale al fine di definire, programmare, gestire ed organizzare tutti i processi di vendita/rinnovo degli speciality leasing. 
 Mi occupavo infatti della ricerca nuovi operatori, delle trattative commerciali, stesura della documentazione contrattuale, organizzazione logistica degli allestimenti, monitoraggio dei pagamenti e gestione degli insoluti.
Tra le altre mansioni avevo quelle di: 
● Attività di reportistica e flusso informativo verso Top Management tramite la stesura dei Dossier per tutte le aree di competenza: verbali di riunioni, relazioni interne e relazioni specifiche (quali eventi promo –pubblicitari, monitoraggio nuovi punti vendita, digital marketing, controllo  volumi d’affari dei singoli punti Vendita e del fatturato globale del Centro Commerciale, etc..) attraverso la preparazione di comunicazioni e  presentazioni, lettura, analisi testi e preparazione di documenti di sintesi.
● Gestire ed organizzare al meglio tutti gli eventi e le promozioni istituzionali fornendo assistenza alla predisposizione di campagne promo-pubblicitarie e alla loro esecuzione.
● Predisporre comunicazioni e circolari utili al mantenimento di relazioni con gli operatori del Centro Commerciale.
● Garantire la realizzazione delle attività di manutenzione tecnica ordinaria e straordinaria nel rispetto dei   contratti di appalto in essere.
● Segreteria generale: accoglienza, filtro telefonate, gestione dell’agenda e della corrispondenza,    organizzazione ed archiviazione della documentazione a seconda della categoria di appartenenza.
● Infine definivo le procedure e le modalità di gestione del recupero crediti insoluti, raggiungendo e superando  in questo campo gli obiettivi preposti.

Mi occupavo dell’organizzazione delle aste in previsione, delle trasferte, organizzazione meeting, viaggi, gestione agenda, e della disposizione alberghiera di tutti i partecipanti delle aste, tra i quali lo staff ITS, gli allevatori, i proprietari ed i compratori (italiani ed esteri); inserimento dati all’interno del programma di gestione aziendale.
Garantivo una funzione di filtro e di mediazione nella gestione dei processi di management e nelle relazioni fra i differenti livelli aziendali. 
Le mie attitudini per una comunicazione efficace sono il dialogo e la condivisione, l’attenzione verso l’interlocutore, la flessibilità e il confronto costruttivo, la capacità di mettersi in discussione, ma soprattutto il rispetto. 
E’ per questo motivo che a partire dall’attività di office manager, nel tempo sono stata promossa come Executive Assistant. 
Il mio ruolo principale era infatti quello di gestire sia la clientela che i collaboratori esteri, nonché tutte le relazioni con acquirenti e venditori pre e post asta: interfaccia con i referenti interni ed esterni, gestione dei rapporti con interlocutori istituzionali esterni e Direzioni Aziendali italiane e delle filiali Europee. 
Frequenti contatti con i referenti stranieri, utilizzo della lingua inglese sia parlata che scritta. 
Assitenza alla traduzione dei  testi e regolamento Asta dall’italiano all’inglese e dall’inglese all’italiano.
Mi occupavo inoltre della fatturazione e della piccola contabilità e prima nota, gestione mail, fax, filtro telefonate, posta, contabilità clienti e fornitori, procedure di budgeting, gestione insoluti,note spese.

Da Settembre 2008 a Dicembre 2009
Walt Disney World  - Epcot- Orlando, Florida - USA
Addetta alle vendite “Tutto Italia Restaurant” facente parte della lussuosa catena “Patina Restaurant Group*****”
Ho ricoperto i ruoli di –Hostess- Busser -Runner -Waitress completando con successo il Walt Disney World International Program. 
Quest’esperienza mi ha principalmente aiutata a perfezionare la lingua inglese, permettendomi di vivere in un contesto multiculturale.
Professionalmente, ho sviluppato caratteristiche secondo me fondamentali: fornire un ottimo servizio al cliente, lavorare in squadra e sostenere chi lavora al mio fianco.

Da Aprile 2007 a Ottobre 2007
PortAventura Thematic Park (Tarragona, Spagna)
Addetta all’accoglienza dell’ Albergo El Paso****S
Customer care e addetta all’accoglienzae front desk receptionist nell’hotel ****S situato all’interno del parco divertimenti, gestione, prenotazione e organizzazione ricevimenti.

Tra le mie mansioni, mi occupo soprattutto dell'assistenza al Top e Middle Management (5 persone) nella redazione dei documenti, verbalizzazione dei flussi informativi su indicazioni dei Vertici aziendali, gestione delle agende e trasferte, calendari, appuntamenti, attività.
 Predispongo ed elaboro documenti quali relazioni, presentazioni e reportistica, verbali di riunioni.
Svolgo i compiti di Segreteria ed Assistenza alla Funzione, organizzazione delle trasferte in Italia ed all’estero per il personale, prenotazioni dei mezzi di trasporto, alberghi, auto a noleggio, ecc…
Costante utilizzo dei principali pacchetti informatici, in particolare dei programmi Microsoft Excel,Word, e Outlook al fine di agevolare la comunicazione interna.
Inoltre mi occupo di tutta la documentazione necessaria all’avvio dell’ attività di commessa (documentazione necessaria alla sicurezza sul lavoro D.Lgs. 81/08 ex L.626;), delle trasferte degli operai, ricerca di mercato ed ordini di acquisto relativi al noleggio mezzi, attrezzature, strumentazioni, etc..). 
Gestisco in autonomia alcune delle pratiche aziendali come il parco macchine, l’amministrazione degli automezzi e delle relative scadenze, oltre che il tesseramento del personale, scadenzario attività, corrispondenza varia (amministrativa e tecnica), fax, mail, centralino, accoglienza, presenze e note spese del personale e dei Dirigenti.
Ho sviluppato ottime capacità di gestione dei carichi di lavoro in base ai criteri di priorità, e gestione delle urgenze.